LesRessources

Tout ne mérite pas d’être digitalisé… Et la réponse n’est pas toujours un nouvel outil !

Un projet de transformation numérique commence par une compréhension fine de l’existant : les processus métier, la manière dont l’information circule, les outils utilisés, les pratiques des équipes, mais aussi tout ce qui fonctionne déjà bien. Le véritable enjeu ? Aller au-delà des symptômes apparents pour comprendre ce qui génère réellement des ressaisies, des erreurs, des pertes de temps ou, encore, un manque de visibilité.

Dans les métiers du fret, du transport et de la logistique, aucun sujet ne peut être pris isolément. Exploitation, douane, comptabilité, relation client, TMS et autres logiciels métier interagissent au quotidien. Un irritant visible à un endroit peut avoir son origine ailleurs…

C’est ce travail amont de compréhension qui permet ensuite, seulement, à l’entreprise de décider où elle souhaite agir en priorité, selon ses propres enjeux : gagner du temps, fiabiliser ses données, améliorer la qualité de service, mieux piloter son activité ou préserver sa marge.

Et là encore, plusieurs réponses possibles : mieux exploiter ou paramétrer l’existant, automatiser certaines tâches, faire communiquer plusieurs logiciels ou développer une solution spécifique lorsque le besoin métier le justifie.

Au Patio, notre rôle est d’être à vos côtés pour mettre en lumière cette réalité avec vous, vous aider à explorer les différentes possibilités puis de co-construire la solution qui correspond à votre activité, à vos équipes et à vos priorités.

Quand un TMS devient source de frustrations, le réflexe peut être de penser qu’il n’est plus adapté et qu’il est temps d’en changer… Pourtant, le problème ne vient pas toujours de l’outil lui-même !

Un TMS (Transport Management System) s’inscrit dans tout un environnement : processus métier, paramétrage, interfaces avec les autres logiciels, qualité des données, évolutions de l’activité et, bien sûr, manière dont les équipes l’utilisent au quotidien.

Avant d’envisager une migration, comprendre précisément où se situent les difficultés permet donc d’ouvrir le champ des possibles. Certaines fonctionnalités sont-elles sous-exploitées ? Le paramétrage correspond-il encore aux pratiques actuelles ? Les équipes réalisent-elles des tâches manuelles parce que les outils ne communiquent pas entre eux ? Certains processus ont-ils évolué sans que le système d’information évolue avec eux ?

Dans certains cas, faire évoluer le paramétrage, mieux exploiter les fonctionnalités existantes, connecter le TMS à la comptabilité, à la douane ou à d’autres logiciels métier, ou encore développer une fonctionnalité complémentaire peut répondre au besoin sans remettre en cause l’ensemble du système.

Dans d’autres, changer de TMS peut effectivement être la bonne décision. L’essentiel est que ce choix repose sur les besoins réels de l’entreprise et de ses équipes, et pas uniquement sur les symptômes rencontrés.

Au Patio, notre connaissance des métiers du fret, du transport et de la logistique nous permet d’aborder le TMS dans son environnement réel : les opérations qu’il accompagne, les outils avec lesquels il échange et les personnes qui l’utilisent. Pour vous aider à comprendre ce qui bloque réellement et choisir, avec toutes les cartes en main, la réponse la plus adaptée.

Quand plusieurs logiciels cohabitent dans une entreprise, chacun peut très bien remplir son rôle… sans pour autant communiquer avec les autres ! Et c’est souvent là que les difficultés commencent.

Dans une entreprise de fret, les informations circulent en permanence entre le TMS, la comptabilité, les outils douaniers, les solutions de reporting, les portails clients ou encore d’autres logiciels métier. Lorsque ces échanges ne sont pas automatisés, ce sont généralement les équipes qui font le lien : ressaisies, exports de fichiers, contrôles manuels, recherche de documents…

Pour autant, remplacer des outils qui répondent aux besoins de l’entreprise n’est pas nécessairement la seule option. Il est souvent possible de créer des passerelles entre les logiciels pour permettre aux données de circuler automatiquement et éviter une partie de ces manipulations.

Selon les outils et leur environnement technique, cette connexion peut s’appuyer sur des API, des échanges de fichiers ou d’autres mécanismes d’interfaçage. Le choix dépend autant des possibilités techniques que des données à échanger et des processus métier concernés.

C’est par exemple ce que nous avons réalisé en connectant un TMS à un logiciel comptable pour automatiser l’envoi des écritures et la remontée des règlements, ou encore en faisant circuler les données douanières jusqu’aux dossiers transport.

L’enjeu n’est donc pas de connecter des logiciels pour le principe… mais de déterminer quelles informations ont réellement intérêt à circuler, dans quel sens et pour quel bénéfice métier.

Au Patio, nous partons de vos flux et de vos usages pour identifier les connexions qui peuvent réellement simplifier le quotidien de vos équipes, fiabiliser vos données et améliorer vos processus, tout en conservant les outils qui ont encore du sens dans votre organisation.

L’automatisation ne concerne pas uniquement les tâches très techniques ou les grands projets informatiques… Dans les métiers du fret, une multitude d’actions répétitives peuvent représenter, mises bout à bout, beaucoup de temps passé !

Ressaisir une information d’un logiciel à un autre, récupérer un document, rapprocher une facture d’un dossier transport, intégrer un tarif, générer un reporting, transmettre une donnée à la comptabilité… Toutes ces tâches peuvent être de bonnes candidates à l’automatisation lorsqu’elles sont répétitives, suffisamment structurées et sans réelle valeur ajoutée à être réalisées manuellement.

Mais automatiser parce que c’est techniquement possible n’a pas beaucoup de sens. Une tâche réalisée deux fois par mois ne mérite pas forcément le même investissement qu’une opération répétée plusieurs dizaines de fois par jour. Son impact sur les équipes, le risque d’erreur, le temps consacré et les conséquences sur la qualité de service ou la marge entrent aussi dans l’équation.

Dans nos projets, l’automatisation peut par exemple concerner le rapprochement de factures fournisseurs et de provisions dans le TMS, l’intégration de grilles tarifaires maritimes, les échanges entre TMS et comptabilité, les données douanières ou encore la production de reportings récurrents.

La question n’est donc pas seulement « qu’est-ce qu’on peut automatiser ? », mais plutôt : qu’est-ce qui mérite de l’être ?

C’est en regardant les processus avec les personnes qui les vivent au quotidien que l’on peut identifier les automatisations réellement utiles… celles qui font gagner du temps sans créer, ailleurs, de nouvelles contraintes.

Pas forcément… mais parfois, oui !

Les logiciels standards couvrent aujourd’hui une grande partie des besoins des entreprises du fret, du transport et de la logistique. Et lorsqu’une fonctionnalité existe déjà dans le TMS ou dans un autre outil, la première question est plutôt de savoir si elle peut répondre au besoin, éventuellement avec un paramétrage différent.

Mais chaque entreprise a aussi son histoire, son organisation, ses clients et certaines façons de travailler qui lui sont propres. Il arrive donc qu’un besoin métier ne soit pas couvert par les solutions existantes, ou qu’il oblige les équipes à multiplier les manipulations et les contournements.

Entre le standard et le développement spécifique, plusieurs possibilités existent : faire évoluer le paramétrage, connecter des outils existants, automatiser une partie du processus, ajouter une brique complémentaire… ou développer une solution spécifique lorsque cela apporte une vraie valeur.

Le spécifique devient particulièrement intéressant lorsqu’il répond à un besoin récurrent, différenciant ou suffisamment important pour l’activité. À l’inverse, reproduire par du développement ce qu’un outil existant sait déjà très bien faire n’apporte pas forcément beaucoup de valeur.

Au Patio, nous ne partons donc pas du principe qu’il faut développer. Nous regardons d’abord ce dont vous avez réellement besoin et ce que votre environnement permet déjà de faire, avant d’explorer avec vous la réponse la plus pertinente.

Un projet numérique peut être livré dans les temps, fonctionner techniquement… et ne pas pour autant améliorer la performance de l’entreprise !

La question se pose donc dès le départ : qu’est-ce que ce projet doit concrètement changer ?

Selon le besoin, les effets recherchés peuvent être très différents : réduire le temps consacré à certaines opérations, limiter les ressaisies et les erreurs, accélérer le traitement des dossiers, fiabiliser les données, améliorer la qualité de service, donner davantage de visibilité aux équipes ou encore mieux suivre la marge.

Les indicateurs pertinents dépendent donc du projet et de la réalité de l’entreprise. Pour une automatisation, on pourra par exemple regarder le nombre de manipulations supprimées ou le temps gagné. Pour une interface entre deux logiciels, la diminution des doubles saisies et des écarts de données. Pour un outil de pilotage, la disponibilité et la fiabilité de l’information utile à la décision.

Et les chiffres ne racontent pas toujours toute l’histoire. Ce que vivent les utilisateurs au quotidien compte aussi : l’outil leur simplifie-t-il réellement la tâche ? Ont-ils davantage confiance dans l’information ? Certains contournements ont-ils disparu… ou se sont-ils simplement déplacés ?

Mesurer la performance d’un projet numérique, c’est finalement revenir à son point de départ : le problème que l’entreprise voulait résoudre et les résultats qu’elle souhaitait obtenir.

Un outil peut être techniquement très performant… s’il n’est pas compris, adopté ou adapté à la réalité du terrain, ses bénéfices resteront forcément limités.

Faire évoluer un TMS, automatiser un processus, connecter plusieurs logiciels ou déployer une nouvelle solution modifie souvent bien plus qu’un écran. Cela peut changer une habitude de travail, la circulation d’une information, la répartition de certaines tâches ou les interactions entre plusieurs métiers.

Et les équipes qui utilisent les outils au quotidien ont beaucoup à apporter au projet. Elles connaissent les situations particulières, les raccourcis devenus indispensables, les contraintes clients, les exceptions métier… bref, tout ce qui n’apparaît pas toujours dans un schéma de processus.

Les associer permet à la fois de mieux comprendre l’existant, concevoir une solution plus proche des usages réels et préparer son adoption. L’accompagnement peut ensuite prendre différentes formes selon l’ampleur du changement : tests utilisateurs, phases de recette, formation, documentation, accompagnement au démarrage ou ajustements après la mise en production.

Au Patio, la dimension humaine n’arrive donc pas à la fin du projet, au moment de « faire adopter » une solution déjà décidée. Elle fait partie du projet dès le départ, parce que les personnes qui utiliseront les outils sont aussi celles qui peuvent nous aider à construire des solutions réellement utiles.

Il n’existe pas vraiment de prix standard… parce qu’il n’existe pas de projet standard !

Mais une chose est certaine : en tant que partenaire, nous sommes aussi attentifs à votre budget et au retour sur investissement de votre projet que vous l’êtes. L’objectif n’est pas de vous proposer la solution la plus ambitieuse techniquement, mais celle qui a du sens au regard de votre besoin, de vos priorités et des moyens que vous souhaitez y consacrer.

Parfois, quelques ajustements sur l’existant permettent déjà d’obtenir des résultats. Dans d’autres situations, automatiser un processus, connecter plusieurs logiciels ou concevoir une solution spécifique nécessite un investissement plus important. Dans tous les cas, le coût doit être mis en regard de ce que le projet peut réellement apporter : temps gagné, erreurs et ressaisies évitées, données plus fiables, meilleur pilotage, amélioration de la qualité de service ou de la marge.

Pour les TPE et PME, les dispositifs et solutions de financement pour accompagner les projets de transformation numérique sont nombreux. Encore faut-il identifier ceux qui correspondent réellement à votre projet et à votre situation… et, reconnaissons-le, il n’est pas toujours simple de s’y retrouver !

Au Patio, nous vous accompagnons aussi sur ce volet : identifier les dispositifs mobilisables, comprendre leurs conditions et vous aider dans les démarches.

Parce qu’au fond, parler du coût d’un projet, ce n’est pas seulement parler de son prix. C’est regarder avec vous ce que vous investissez, ce que vous pouvez financer et surtout ce que votre entreprise peut y gagner.